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图书馆学生管理委员会

秘书处成立进展

发布时间:2016-11-18作者:暂无浏览次数:

一、简介

图管会秘书处是图管会的综合办事机构,是信息交流、资源共享的平台,是图管会高效工作、规范管理的保障,是图管会的一个重要的枢纽,是图管会内部交流的纽带,是图管会成员之间交流的桥梁。作为一个非职能部门,秘书处需要与各部紧密联系,参与到各部的活动中去记录并监督。

图管会秘书处工作兼顾记录、管理、沟通三大职能:协助主席团协调各部门关系,开展日常工作,制定图管会内部规章制度、管理制度。同时,负责协会招新、换届工作,定期组织开展内部活动,建立与管理各届各部门人事档案,并对各部门的工作做长期全方位的绩效考核,定期开展相关评优评先工作;另外,监督各项活动及活动成效,收集整理。

秘书处努力贯彻“分部不分家”的思想,发扬“高效协作、创新发展”的精神,以“尊重、支持、服务、传承”为宗旨,使图管会成为一个有机整体,最终实现图管会团结一致、高效工作、服务同学。

现秘书处由一名秘书长、七名秘书组成。秘书长是通过竞选后由图管会指导老师审核并任命的,七位秘书是通过公开竞聘形式进入。人数由主席团商议决定并通过老师审核。

 

二、秘书处工作职能

图管会秘书处作为图管会的中枢机构,负责处理图管会日常事务。对主席团及老师分配的任务、指示做到上通下达;协助督促各部门之间及内部工作的正常开展;负责图管会各项大型活动的工作人员的统一调配和后勤保障;与各部部长配合负责对成员的工作进行量化考评,配合主席团对各部长,副部长进行工作考评;管理图管会的一切财物,包括档案、办公和日用用品、用具等;负责主席团例会等会议记录。

秘书处主要职能如下:

(一)文书工作

1、负责归纳制定图管会每学期、每月的工作计划、总结以及负责其它各种相关的文字书写工作;定期公布图管会工作的进程,增加其透明度。

2、负责记录主席团例会等会议;定期收集各部门内部会议记录,对其进行归纳整理。

3、负责图管会内部制度的制定及日常事务相关资料的收集与管理。

(二)上传下达

1、执行主席团的决议,落实主席团布置的工作任务,协助主席团开展日常工作,管理图管会全体成员人事档案,整理图管会日常活动记录。

2、跟进部门会议、活动,做好部门间的沟通工作,掌握各部门动态。

3、发挥桥梁作用,及时反馈各部门工作进程,是各项活动有序进行。

(三)档案,财务及资料管理

1、负责图管会办公室中物品的记录与管理;负责账目的管理,以及各部门举办活动经费的申请与报销工作,定期做好财务总结工作并定期向上级汇报。

2、负责图管会各种资料的汇总、整理以及备案;收集各部门每月工作计划和总结,各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等,各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处,并由秘书处整理存档。

3、负责清点管理图管会成员的资料,档案的管理工作,进行电子档案的制作。

4、定期就档案进行全面整理,对新档案进行整理、归类、保存。

(四)其他工作安排

1、参与各项活动配合图管会的工作计划,完成好本职工作,积极协助其他各部工作,发挥好桥梁纽带作用,使各部门之间建立良好的工作群体,方便工作顺利进行,促进图管会各项工作顺利完成。

三、秘书处近期工作

随着河南财经政法大学图书馆学生管理委员会的一步步建立与发展,河南财经政法大学图书馆学生管理委员会秘书处作为图管会的核心组织也在纳新之后逐步步入正轨。

在相关老师以及图管会主席团、秘书处秘书长的指导与帮助下,秘书处在图管会筹建期间出色地完成了一系列工作任务,为筹建图管会工作的顺利开展打下了基础。在主席团以及秘书长的带领下,秘书处有条不紊、高效率地处理日常工作。

秘书处的第一项工作便是布置图管会的办公室,从最初的“干干净净”蜕变成一个充满书卷气息的整洁温馨的办公室的背后是秘书处成员在主席团的带领下多次整理打扫的辛勤成果。

秘书处是联系主席团及各部的纽带,是图管会不可或缺的重要组成部分,负责传送主席团布署的工作任务和实时的工作动态,是图管会开展工作的喉舌。在近期的招新工作中,秘书处汇总整理各部门的招新计划,负责编辑招新工作的相关文案并协助开展招新工作布置会场,井然有序地完成了会场服务。

在日常的工作事务中,秘书处秘书长周密组织,认真负责地协调秘书处内秘书开展工作,根据各成员的课程情况,科学合理地安排值日值班表,使各成员都参与到日常的事务管理当中。在秘书长的合理分工下,秘书处完成了招新后的图管会成员信息的收集整理与图管会委员会章程的编排以及值班制度等一系列基本规章制度。

秘书处工作详细具体,分工到个人,对处内人员的各项工作的完成情况均作了详尽记录。秘书长通过日常的处内会议,凝聚各成员的集体意识、服务意识,对于平时工作中存在的问题一起讨论改进的办法,对可能发生的突发状况提出应对措施和方案,努力营造家庭和谐氛围,感染每位成员团结一致,认真负责地做好各项工作。